Belege scannen und Quittungen nie mehr mühsam suchen
Keine Zettelwirtschaft mehr, nie mehr Quittungen stapeln, Spesenabrechnungen vereinfachen: Mit der digitalen Beleg-Erfassung sparen Sie Zeit und vermeiden mühsame Such-Arbeit.
Damit Abrechnungen und Verbuchungen für ausgelegte Spesen verbucht werden können, müssen sie lückenlos erfasst werden. Nur so können sie später ordnungsgemäss zurückerstattet werden. Doch das ist oft leichter gesagt, als getan. Denn das Sammeln und Aufbewahren von Quittungen, Tickets und Auslagen kann schnell ein Chaos annehmen. Zudem ist es für viele Einzelunternehmer und Mitarbeitende eine mühsame Angelegenheit, bei allen Einkäufen und Konsumationen die Quittungen lesbar aufzubewahren.
Scanner-App verwenden, anstelle Quittungen zu sammeln
Leichter und schneller geht’s, wenn man sämtliche Belege direkt bei Erhalt mit einer im App-Store erhältlichen Scanner-App erfasst. Auch namhafte Buchhaltungs-Softwarehersteller bieten mittlerweile Ihre eigenen Scanner-Apps an. Z.B. die „Sage Capture App“, die „Bexio Scanner App“ oder wenn man sich nicht festlegen will, geht ebenfalls die „Scanner App Pro“. Dazu reicht es, die Belege via App mit dem Smartphone zu fotografieren und sie mit einem Betreff zu versehen, um sie beispielsweise in der Cloud-basierten Belegsammlung Ihrer Buchhaltungssoftware festzuhalten. Die Verbuchung ist damit jedoch noch nicht getan.
Die fotografierten Belege bleiben dabei nicht nur auf Ihrem Smartphone gespeichert, sondern werden beispielsweise bei Sage, dank der Office-365-Integration, automatisch nach Sage Start übertragen. In Sage Start beispielsweise können sie dann durch den Treuhänder verbucht werden. Voraussetzung dazu ist, dass gleichzeitig Office 365 Business Premium genutzt wird, um die Cloud-Synchronisation auch zu gewährleisten.
Zusammenarbeit mit Treuhandbüro erleichtern
Wer die Buchhaltung nicht selber führt, erleichtert mit den eingescannten Belegen seinem Treuhänder die Verbuchung. Einerseits sind auf dem Scan alle wichtigen Details vermerkt, andererseits ist es nicht mehr nötig, dem Treuhandbüro Quittungen auf dem Postweg zu schicken oder die Originale (die auf Thermopapier schnell verblassen) über längere Zeit aufzubewahren. So spart man nicht nur Zeit und Geld, sondern erstellt auch gleich ein digitales Archiv, in dem eine Quittung jederzeit mühelos gefunden werden kann.
Neben den Zetteln und Quittungen, die unterwegs auf Geschäftsreisen entstehen, kann die App beispielsweise auch für die Erfassung des Tagesumsatzes einer Registrierkasse verwendet werden. So können alle Belege digital gespeichert werden, so dass bestimmt nichts mehr vergessen oder verloren geht.